自治体職員は住民に対して、税や公共料金の告知、各種制度の案内など、さまざまな郵便物を日常的に発送しています。ペーパーレス化の観点から庁内で紙帳票の電子化に取り組む自治体は増えていますが、個別の住民に対する通知物は確実に本人へ届ける必要があるため、まだまだ印刷物として郵送するケースは少なくありません。各課から郵便物が総務課に持ち込まれ、それを職員が1通ごとに重さを量り、料金別の郵便物の数を記載した「集計票」を作成し、郵便局員に手渡しをする。集荷時間に追われながらのこうした作業は職員の肉体的・精神的な負担となります。郵便物の封入・封かん作業においても、発送業務の繁忙期には多くの人手と時間を要します。全国の自治体の総職員数が、平成6年と比べて令和4年には48万人減少し※、さらに減り続けている状況を考えれば、由々しき事態だと言えるでしょう。そこで重要なのは、ツールを活用した「郵送関連業務の自動化」です。

　集計や封入・封かん作業をツールに任せることで、業務効率化につながるうえ、職員は負担から解放されます。どうしても「アナログ」が残る業務も、「アナログ」と「デジタル」のハイブリットとすることで改善が可能なのです。今回は、過去に『自治体通信』において掲載された「郵送関連業務の自動化」に関する記事をピックアップしました。ぜひ今後の施策に活かしてください。

※総務省「令和4年地方公共団体定員管理調査結果」

https://www.soumu.go.jp/main_content/000608426.pdf

• 掲載事例
• 印刷から封入封かんまでの自動化で、郵便物の作成業務は大幅削減できる／荒尾市／理想科学工業
• 「集計・封入」作業を機械に任せ、郵便物発送業務を一気に省力化／日高町、白老町／ピツニーボウズジャパン

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